Người tổ chức sự kiện - Mang đến niềm vui cho thành phố năng động

Tại TOKYU Garden City, mỗi sự kiện không chỉ là một dịp vui chơi mà còn là nơi cư dân tìm thấy tiếng cười, sự kết nối và cảm giác thuộc về một cộng đồng năng động.

Những sân khấu rực rỡ, trẻ em nô đùa trong trò chơi, người lớn thong thả dạo bước giữa những gian hàng đầy sắc màu… là hình ảnh quen thuộc tại các ngày hội nơi đây.

Nhưng đằng sau tất cả những khoảnh khắc đẹp ấy, ai đã thầm lặng biến những điều ấy thành hiện thực?

Một nhóm nhỏ nhưng công việc chưa bao giờ đơn giản.
Từ khâu lên ý tưởng, phân bổ ngân sách, phối hợp với đối tác và nhà thầu, làm việc cùng khách thuê, đến theo dõi từng chi tiết kỹ thuật, hậu cần, truyền thông… mỗi sự kiện là một hành trình chạy đua với thời gian và luôn đòi hỏi khả năng ứng biến linh hoạt.

Không cần đến các ê-kíp được thuê theo từng chương trình, họ chính là những người trực tiếp biến bảng kế hoạch thành hiện thực. Bởi hơn ai hết, họ hiểu rõ cư dân của TOKYU Garden City.

Họ không chỉ làm việc tại đây mà còn “sống” cùng đô thị này. Họ rõ từng không gian, hiểu từng nhu cầu của cộng đồng, để từ đó tạo ra những sự kiện phù hợp, mang màu sắc riêng và gần gũi với cư dân. Họ không chỉ “làm chương trình”, họ tạo ra ký ức cho cư dân.

Khi được hỏi: "Khoảnh khắc nào bạn nhớ nhất khi vận hành sự kiện?", mỗi người lại có những chia sẻ riêng.

Với một người làm kế hoạch sự kiện, điều tuyệt vời nhất là khi ý tưởng trên giấy trở thành hiện thực. Dĩ nhiên, không phải lúc nào mọi chi tiết cũng giữ nguyên như ban đầu, sẽ có những điều chỉnh để phù hợp với tình hình. Nhưng khi chương trình diễn ra và được cư dân, khách tham dự đón nhận hào hứng, tôi hiểu rằng những thay đổi ấy là cần thiết để sự kiện trở nên trọn vẹn hơn.

Là người phụ trách hình ảnh, tôi may mắn được ghi lại những khoảnh khắc và gam màu cảm xúc trong mỗi sự kiện. Đó có thể là nụ cười trẻ thơ giữa những bong bóng nước rực rỡ, khoảnh khắc thư thái của một gia đình nhỏ khi lắng nghe giai điệu hòa nhạc, hay sự bùng nổ cảm xúc từ bàn thắng kịch tính trên sân cỏ. Cứ thế, qua từng lần bấm máy, tôi ghép dần nên bức tranh đa sắc của thành phố này.

Mỗi sự kiện, chúng tôi luôn mong muốn kết nối nhiều bên để mang đến trải nghiệm đa dạng cho cư dân và khách hàng. Ở vai trò “người kết nối”, tôi phải dung hòa giữa lợi ích cho khách thuê và sự đồng nhất của chương trình. Khoảnh khắc chương trình khép lại, nhìn thấy khách hàng ra về với sự hài lòng, tôi nhận ra giá trị của công việc này: không chỉ kết nối mà còn đồng hành, để cả khách thuê và ban tổ chức cùng đạt được mục tiêu. Đó chính là “tinh thần win – win” tôi luôn hướng đến.

Khoảnh khắc đáng nhớ nhất là khi đứng ở một góc Hikari, nhìn khách hàng tươi cười, trò chuyện và tham gia nhiệt tình trong sự kiện. Mọi âm thanh, ánh sáng, gian hàng, nhân sự… đều vận hành trơn tru như kế hoạch. Sau nhiều ngày chuẩn bị, đó là giây phút tôi biết mọi nỗ lực đã được đền đáp. Chúng tôi không chỉ tổ chức một sự kiện, mà đã tạo ra một trải nghiệm khiến mọi người muốn quay lại.

Tôi nhớ có lần, khi chuẩn bị đến một tiết mục thì màn hình LED bất ngờ tắt. Khoảnh khắc đó khá căng thẳng, nhưng thật may MC đã nhanh trí dẫn dắt khán giả giao lưu, giúp tôi có thời gian xử lý. Chỉ sau 5 phút, màn hình sáng trở lại, chương trình tiếp tục diễn ra. Tôi cảm thấy nhẹ nhõm và thêm trân trọng tinh thần làm việc nhóm nhịp nhàng đã giữ sự kiện luôn suôn sẻ.

Một sự kiện kéo dài vài giờ nhưng hành trình chuẩn bị cho nó thường bắt đầu trước đó nhiều tháng.

Từ những buổi họp lên ý tưởng, lập ngân sách, thiết kế không gian, làm việc cùng đối tác và khách thuê, đến khảo sát địa điểm ngoài trời, chạy thử sân khấu và kiểm tra từng chi tiết kỹ thuật... Tất cả đều được lên kế hoạch kỹ lưỡng để đảm bảo mọi thứ vận hành trơn tru trong ngày diễn ra chương trình.

Tuy nhiên, tổ chức sự kiện đồng nghĩa với việc luôn chuẩn bị cho cả những điều không lường trước. Thay đổi kế hoạch do thời tiết, điều chỉnh nội dung theo tiến độ giao hàng thực tế, hay những tinh chỉnh phút chót để chương trình hoàn thiện hơn… là những tình huống không hiếm gặp. Và chính trong những lúc đó, sự chủ động, bình tĩnh và kinh nghiệm của đội ngũ được thể hiện rõ nhất.

Không ai đếm được bao nhiêu giờ làm việc sau giờ hành chính, bao nhiêu chi tiết được rà soát thêm vào phút cuối, tất cả chỉ để chắc chắn rằng: khi chương trình bắt đầu, mọi thứ diễn ra liền mạch, đúng nhịp và trọn vẹn cảm xúc.

Tại TOKYU Garden City, những sự kiện không đơn thuần để giải trí mà còn mang nhiệm vụ tạo nên những giá trị lâu dài cho cộng đồng. Vì thế, mỗi sự kiện được tổ chức đều là dịp để cư dân gắn kết, chia sẻ niềm vui và tạo dựng kỷ niệm cùng nhau. Chúng tôi muốn TOKYU Garden City không chỉ là nơi để ở, mà là một không gian để tận hưởng, để mỗi cư dân cảm thấy được quan tâm và tự hào gọi nơi đây là “nhà”. Chính sự kết hợp giữa tiện ích, cảnh quan và chuỗi sự kiện ý nghĩa đã và đang làm nên một đô thị trẻ trung, sôi động và bền vững.

Nếu bạn từng mỉm cười trong một chương trình hay sự kiện tại TOKYU Garden City thì có thể bạn đã mang theo một phần cảm xúc được thắp nên từ bàn tay lặng thầm của ai đó.

Cảm ơn những con người làm nên sự kiện, những người luôn đứng phía sau nhưng đầy đam mê, những người vẫn chọn đến sớm nhất và ở lại muộn nhất chỉ để mỗi sự kiện qua đi niềm vui lại thêm đong đầy.

Nhờ họ, TOKYU Garden City không chỉ có sự kiện, mà có những kỷ niệm đẹp, có cộng đồng gắn kết, có một đô thị đầy sức sống.